La domanda che mi è stata rivolta è, quanto vale una firma apposta tramite DocuSign?
La risposta secca è, dipende dal contesto.
A beneficio del lettore ricordiamo che bisogna distinguere lo scopo da raggiungere dal mezzo utilizzato per raggiungerlo.
Lo scopo è sottoscrivere un documento informatico, il mezzo la piattaforma DocuSign.
Il caso più comune è la sottoscrizione di un documento formato in PDF che viene sottoscritto utilizzando la piattaforma DocuSign.
DocuSign è una piattaforma cloud per la completa gestione delle transazioni basate su documenti informatici o come più comunemente si dice, digitali.
DocuSign consente la preparazione, esecuzione e gestione di transazioni elettroniche in ambiente completamente digitale:
Gli utenti predispongono le transazioni elettroniche impostando l’ordine in cui le stesse devono essere completate e i ruoli associati ad ogni passo procedurale.
Le transazioni vengono eseguite con elevati livelli di sicurezza e metodi di autenticazione avanzati per convalidare l’identità dei firmatari. Le firme elettroniche apposte sono considerate giuridicamente vincolanti.
Le operazioni effettuate sono corredate da informazioni utilizzabili per reporting dettagliati e prova di conformità.
La piattaforma di base genera sottoscrizioni che dal punto di vista della normativa comunitaria (il regolamento europeo 910/2014 – eIDAS) sono delle Firme Elettroniche Avanzate (FEA).
Gli effetti giuridici di una Firma Elettronica Avanzata sono stabiliti nell’ordinamento nazionale dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalle regole tecniche stabilite nel Titolo V del DPCM 22 febbraio 2013.
Tali effetti non contraddicono, né avrebbero il potere normativo per farlo, l’articolo 25 del regolamento eIDAS dove, nel paragrafo 2 viene stabilito che solo “una Firma Elettronica Qualificata ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa”.
Da quanto appena descritto ne consegue che la FEA conforme ai principi stabiliti nell’articolo 26 del regolamento eIDAS in Italia non ha un effetto giuridico diverso da quello stabilito nel primo paragrafo dell’articolo 25 del medesimo regolamento:
“1. A una Firma Elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per Firme Elettroniche Qualificate”.
Solo se la FEA generata tramite DocuSign è conforme al Titolo V del sopra citato DPCM essa può essere utilizzata per conferire la forma scritta ai documenti formati in conformità al CAD e solo in Italia.
In caso contrario la FEA generata da DocuSign è una firma elettronica che, come stabilito nell’articolo 20, comma 1-bis del CAD, di seguito citiamo.
“…l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità”.
La piattaforma DocuSign è stata integrata con funzionalità di FEA conformi alla normativa italiana compresa la possibilità di generare sottoscrizioni basate su un certificato qualificato e su un dispositivo certificato cioè sottoscrizioni qualificate o digitali, come si indicano comunemente in Italia.
Chi riceve un documento firmato con la firma “base” di DocuSign riceve, quindi, una Firma Elettronica.
Se la procedura per la quale il documento viene generato prevede una Firma Digitale, la firma “base” non è conforme.
Un esempio può essere quello della fattura elettronica che deve essere firmata con firma qualificata o digitale.
Se il contesto di utilizzo è internazionale, soprattutto con nazioni con la Common Law (tipo l’Irlanda) il destinatario può valutare se accettare la firma elettronica “semplice” ben conscio che in caso di contenzioso tutto si sposta sul libero convincimento del Giudice che opera nel Foro di competenza.
Per sua garanzia, il destinatario può apporre al documento ricevuto un sigillo elettronico qualificato che, a livello comunitario (articolo 35, paragrafo 2):
“…gode della presunzione di integrità dei dati e di correttezza dell’origine di quei dati a cui il sigillo elettronico qualificato è associato”.
Un utilizzo ibrido di firme qualificate o digitale, firme “a penna” scansionate o firme elettroniche è fortemente sconsigliato.